Tổ chức hội nghị khách hàng cần chuẩn bị gì?

Đăng bởi pbnadmin vào

Tổ chức hội nghị là một trong những sự kiện quan trọng thường xuyên được tổ chức ở các doanh nghiệp/công ty. Vậy tổ chức hội nghị khách hàng cần chuẩn bị gì? Hãy cùng Sự kiện Ngàn Thông tìm hiểu nhé!

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

Tổ chức hội nghị khách hàng là một sự kiện có quá trình gồm nhiều giai đoạn khác nhau, yêu cầu cần có một kế hoạch cụ thể để thực hiện một cách mạch lạc nhất. Các bước cơ bản tổ chức bao gồm:

Xác định mục đích tổ chức

Xác định mục đích hội nghị khách hàng là xác định chủ đề cần hướng đến của buổi hội nghị, để dễ dàng lên kế hoạch về kịch bản, nội dung và hình thức sao cho phù hợp nhất. Thông qua đó, có thể đánh giá về chất lượng và độ hiệu quả của hội nghị một cách chính xác.

Tổ chức hội nghị khách hàng

Tổ chức hội nghị khách hàng

Tổ chức hội nghị khách hàng thường xoay quanh các chủ đề như giới thiệu sản phẩm mới, tri ân khách hàng, quảng bá thương hiệu công ty/doanh nghiệp, lấy ý kiến từ khách hàng cho dự án kinh doanh mới,…

Lập danh sách khách mời

Hội nghị khách hàng thì thứ không thể thiếu đó là khách hàng. Ban tổ chức cần lên danh sách khách hàng, thống kê chính xác số lượng người tham dự để in thư mời, một phần quản lý số lượng để sắp xếp chỗ ngồi, quà tặng, hay bửa tiệc tea-break đủ số lượng.

Sau đó, dựa vào danh sách khách hàng để in thư mời có nội dung rõ ràng, cần thiết để khách mời hiểu rõ thiện ý của doanh nghiệp. Thư mời cần được gửi trước hội nghị 7-10 ngày, khi gửi thư mời, bộ phận đối ngoại cần giải thích rõ lợi ích khi tham gia sự kiện.

Xác định thời gian và địa điểm

Thời gian tổ chức sự kiện cần lựa chọn hợp lý để đảm bảo lịch trình của doanh nghiệp và số đông khách mời để đảm bảo sự có mặt của họ. Những ngày cuối tuần là thời gian thuận lợi vì đa phần mọi người đều có thời gian rảnh dành cho sự kiện, chọn khung giờ phù hợp để tổ chức để tránh khó khăn trong quá trình di chuyển tới địa điểm hội nghị được tổ chức.

Địa điểm tổ chức hội nghị sang trọng

Địa điểm tổ chức hội nghị sang trọng

Địa điểm tổ chức hội nghị cũng là một yếu tố quan trọng góp phần tạo nên sự thành công của hội nghị. Dựa vào số lượng khách mời và thời gian tổ chức để chọn địa điểm cho  phù hợp. Nên chọn những trung tâm hội nghị, khách sạn được nhiều người biết đến, dễ tìm kiếm trên bản đồ và giao thông thuận tiện qua lại. Chọn những nơi tổ chức sự kiện có tiếng vì sẽ có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trang thiết bị đầy đủ.

Lên kế hoạch cụ thể từ kịch bản đến phân phối công việc

Lên kế hoạch cụ thể từ khâu chuẩn bị cho đến khâu thực hiện để mọi việc đảm bảo được thực hiện đúng theo quy trình, như vậy sẽ dễ dàng kiểm soát được tiến độ, hạn chế mức rủi ro tới thấp nhất hoặc nếu có bị lỗi sẽ được khắc phục nhanh chóng, tránh ảnh hưởng đến thời gian dự kiến của quá trình tổ chức.

Ý tưởng và kịch bản thông thường sẽ được các doanh nghiệp tin tưởng giao cho các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đảm nhận để tạo ra một hội nghị mới lạ và thu hút. Mọi hoạt động trong quá trình diễn ra sự kiện suôn sẻ, mạch lạc góp phần tạo sự hấp dẫn đối với khách hàng.

Tổ chức hội nghị khách hàng

Tổ chức hội nghị khách hàng

Quản lý sẽ chịu trách nhiệm phân công nhiệm vụ cho từng thành viên, càng chi tiết càng tốt. Phân công việc cụ thể tránh trường hợp nói chung chung dễ bị phần bì giữa các thành viên. Lập checklist tiến độ, thường xuyên kiểm tra, giám sát. Bên cạnh đó, kiểm tra công việc còn giúp bạn dự phòng cách trường hợp xấu nhất xảy ra và có hướng giải quyết kịp thời.

Trên đây là thông tin tổ chức hội nghị khách hàng cần chuẩn bị gì? Mà bạn có thể tham khảo để có một sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho một buổi hội nghị thành công. Bên cạnh đó, nếu bạn có bất kì thắc mắc nào về tổ chức sự kiện hãy liên hệ Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Ngàn Thông theo hotline >>0906.966.046<< để được tư vấn và hỗ trợ tận tình!

Bài viết tham khảo
Những hoạt động Trung Thu ở Hong Kong
5 sai lầm thường gặp khi tổ chức hội thảo cần tránh
Lên kể hoạch kinh doanh dịp Trung Thu kiếm thu nhập

5 (100%) 1 vote

Chia sẻ:

Bài viết khác