Một số lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện

Đăng bởi pbnadmin vào

Mắc sai lầm trong quá trình tổ chức sự kiện là điều không thể tránh khỏi, chúng ta cần phải sớm nhận ra và có hướng giải quyết hợp lý trước khi hậu quả không mong muốn xảy ra. Hãy cùng Sự kiện Ngàn Thông tìm hiểu một số lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện.

Một số lỗi thường xảy ra trong tổ chức sự kiện

Không quản lý tốt thời gian

Sai phạm ít ai để ý đến đó là không quản lý tốt thời gian, trước mỗi sự kiện không kiểm tra, tìm hiểu xem ngày diễn ra sự kiện có trùng với sự kiện khác nổi bật hơn hay ngày lễ, ngày đặc biệt gì không.

Tổ chức sự kiện khai trương

Tổ chức sự kiện khai trương

Hậu quả sẽ rất nặng nề bởi số người tham gia thiếu hụt, phương diện truyền thông bị lấn át. Nếu đó là một sự kiện quảng bá về sản phẩm, dịch vụ mới cần thu hút sự quan tâm nhiều của cộng đồng thì lỗi này phải hết sức lưu ý.

Khi lên lịch cho một sự kiện cần tìm hiểu kỹ trước một thời gian dài, kiểm tra kỹ các ngày nghỉ, các ngày cuối tuần, để tránh bị trùng lặp gây hậu quả đang tiếc. Một phần thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác tổ chức sự kiện.

Không khảo sát kỹ càng địa điểm trước khi tổ chức sự kiện

Lựa chọn địa điểm là một trong những bước chuẩn bị quan trọng, vì phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như khoảng cách, vị trí địa lý, kinh phí, sức chứa, cơ sở hạ tầng,… Do đó, việc không khảo sát kỹ càng địa điểm trước sẽ dễ dẫn tới những hậu quả khôn lường.

Địa điểm

Địa điểm

Đó là một lỗi lớn nếu bạn mắc phải, làm sao bạn có thể liều lĩnh để mọi việc tổ chức ngoài tầm kiểm soát trong ngày tổ chức sự kiện. Bạn không nên chỉ xem qua các phương tiện truyền thông mà nên đến tận nơi để kiểm tra cho chính xác. Hơn nữa, việc tiếp xúc và bàn bạc, gặp gỡ các đối tác có thể giúp bạn mở rộng mối quan hệ cho công việc sau này.

Thất bại trong công tác thu hút sự quan tâm của cộng đồng

Đây có thể gọi là mốt sai lầm trong marketing, khi sự kiện của bạn không thu hút được người tham gia, cũng như sự quan tâm của mọi người. Công tác truyền thông rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, một công ty có thể bỏ ra rất nhiều tiền cho chi phí quảng cáo hàng tháng, vậy thì nếu sự kiện của bạn thất bại, lỗi là do đâu?

Khi gửi thư mời đến các khách hàng của mình, nên gửi trước ít nhát 1 tuần trước khi sự kiện diễn ra để họ có đủ thời gian sắp xếp thời gian biểu. Gửi thiệp mời gấp gáp, cận ngày là điều tối kị khi mời ai đó tham gia sự kiện gì. Vừa thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của bạn, vừa làm khách mời cảm thấy thiếu sự tôn trọng.

Tổ chức sự kiện động thổ

Tổ chức sự kiện động thổ

Bạn cần lên danh sách các khách mời để tránh trường hợp thiếu xót, một phần để dễ dàng quản lý vì các sự kiện quy mô lượng khách mời rất đông và có nhiều khách mời quan trọng. Sau khi gửi thiệp mời đến các khách mời, bạn cũng nên gọi lại họ 1-2 ngày trước sự kiện để nhắc và chắc chắn họ sẽ tới dự.

Không đọc kỹ hợp đồng

Hãy chắc chắn ràng mọi điều khoản trong hợp đồng đều phải rõ ràng, và phải đọc kỹ từng điều khoản đó. Vì hợp đồng là bằng chứng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật. Hợp đồng phải tránh sử dụng những từ ngữ mang nhiều ý nghĩa, có thể hiểu theo nhiều hàm ý khác nhau. Với điều khoản nào thắc mắc, phải hỏi rõ ràng, và được xác minh bởi người có thẩm quyền.

Tổ chức hội nghị

Tổ chức hội nghị

Bởi khi sự hợp tác tổ chức sự kiện như tổ chức hội nghị, lễ khánh thành, lễ khai trương từ nhiều bên, đều cần có hợp đồng để ràng buộc nhau vì lợi ích chung của các bên. Do đó, cần cẩn trọng trong vấn đề hợp đồng là đảm bảo tiến độ cho sự kiện của bạn, mà còn đảm bảo quyền lợi và an toàn của chính doanh nghiệp.

Trên đây là thông tin một số lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiệnTạp chí M3pe gửi đến các bạn đọc tham khảo để tránh mắc những sai lầm đáng tiếc. Bên cạnh đó, nếu có bất kì thắc mắc nào về tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, vui lòng liên hệ hotline >>0909.933.915<< để được tư vấn và hỗ trợ tận tình.

Bài viết tham khảo
Quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư
Tổ chức hội nghị khách hàng cần chuẩn bị gì?
Những hoạt động Trung Thu ở Hong Kong

5 (100%) 1 vote

Chia sẻ:

Bài viết khác