Một số lưu ý để tổ chức hội thảo thành công

Đăng bởi pbnadmin vào

Hội thảo là sự kiện được tổ chức rất phổ biển để đáp ứng cho việc kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Một buổi hội thảo thành công đòi hỏi rất nhiều giai đoạn từ chuẩn bị để thực hiện. Hãy cùng Tạp chí M3pe tìm hiểu một số lưu ý khi tổ chức hội thảo thành công giúp sự kiện thành công tốt đẹp.

Những lưu ý khi tổ chức hội thảo

Khi tổ chức một sự kiện, chúng ta nên dự trù trước những trường hợp có thể xảy ra để kịp thời có phương án giải quyết kịp thời, những lưu ý sau đây có thể sẽ giúp ích cho bạn được đấy.

Chủ đề cho chương trình

Chủ đề và ý tưởng cho chương trình là điều quan trọng không thể thiếu cho bất kì chương trình sự kiện nào, trong đó có tổ chức hội thảo. Chủ đề là linh hồn của toàn bộ sự kiện, phải thể hiện rõ được mục đích và thông điệp của hội thảo. Dựa vào chủ đề để lên nội dung sao cho xoay quanh chủ đề để truyền tải đến khách mời một cách hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, để cho khách mời thấy được lợi ích nhận được khi tham gia sự kiện.

to-chuc-hoi-thao-khoa-hoc

Tổ chức hội thảo khoa học

Mời những chuyên gia trong lĩnh vực để tạo sự tin tưởng

Thông thường, trong các buổi hội thảo, sự xuất hiện của các chuyên gia hoặc các khách mời nổi tiếng giúp tạo sự tin tưởng và uy tín cho sự kiện. Ngoài ra, danh tiếng của những khách mời thu hút sự quan tâm của truyền thông, như một cách để quảng bá hình ảnh của buổi hội thảo và doanh nghiệp nhưng vô cùng tinh tế.

Do đó, doanh nghiệp nên cân nhắc trong việc lựa chọn khách mời hoặc chuyên gia nổi tiếng trong lĩnh vực và chuyên ngành. Bên cạnh đó, ban tổ chức cần soạn sẵn các câu hỏi mà đa phần người tham dự sẽ thắc mắc, để thu hút sự tập trung của mọi người.

Địa điểm tổ chức hội thảo

Việc cần đáng lưu tâm khi lên kế hoạch tổ chức hội thảo là lựa chọn địa điểm phù hợp. Điều này quyết định rất lớn đến sự thành công của sự kiện, do đó, cần xác định rõ số lượng khách mời tham dự để đảm bảo đáp ứng được quy mô hội thảo.

dia-diem-to-chuc-hoi-thao

Địa điểm tổ chức hội thảo

Bên cạnh đó, ban tổ chức cần kiểm tra kỹ các tiện ích đi kèm trong phòng hội nghị như máy chiếu, âm thanh, ánh sáng, sân khẩu để kịp thời bổ sung khi cần thiết. Bên ngoài sảnh, kiểm tra lối đi, chỉ dẫn nếu cần thiết cho hội thảo.

Quảng bá hình ảnh hội thảo

Để thu hút sự quan tâm của công chúng, nhằm nâng cao hình ảnh của sự kiện, bộ phận công tác truyền thông phải hoạt động tích cực trước thời gian sự kiện diễn ra từ 7-10 ngày. Không nên truyền thông quá sớm vì có thể làm giảm sức nóng của hội thảo, cũng không nên để thời gian quá gần giờ G vì sẽ gây khó khăn cho thời gian sắp xếp của khách mời.

Ban tổ chức cần tận dụng các phương tiện truyền thông để thông tin hội thảo được truyền đi rộng rải, các mạng xã hội hiện nay lại rất phổ biến và hoàn toàn miễn phí để làm điều đó. Bên cạnh đó, cũng cần sử dụng các kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng đặc biệt của hội thảo.

Thu thập thông tin từ người tham dự

Tổ chức hội thảo với mục đích tăng cường mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng, đồng thời tìm kiếm thêm những khách hàng tiềm năng mới. Do đó, việc thu thập thông tin là một tiêu chí quan trọng giúp chương trình diễn ra hiệu quả.

y-kien-khach-hang

Ý kiến khách hàng

Có thể áp dụng nhiều phương thức để thu thập thông tin từ người tham dự như điền mẫu, đăng ký online hoặc sử dụng email,… Qua đó, ban tổ chức sẽ nắm được tâm tư, đóng góp, mong muốn của khách hàng để có phương án tiếp cận phù hợp. Đồng thời, có thể điều chỉnh hướng phát triển của doanh nghiệp theo mong muốn của khách hàng.

Trên đây là một số lưu ý khi tổ chức hội thảo thành công mà Tạp chí M3pe muốn chia sẻ với các bạn để mang tới những sự kiện thành công như mong đợi. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể hợp tác với công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ mà không cần phải lo lắng quá nhiều.

Bài viết liên quan
Loại hình sự kiện được các doanh nghiệp quan tâm hiện nay
Một số lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện
Quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư

5 (100%) 1 vote

Chia sẻ:

Bài viết khác