Ekip tổ chức sự kiện cơ bản gồm bộ phận nào

Đăng bởi pbnadmin vào

“Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”, trong ekip tổ chức sự kiện cũng gồm nhiều bộ phận đảm nhận nhiều vai trò quan trọng khác nhau. Thông qua đó, các bộ phận có thể làm tốt công việc của mình để sản xuất ra một buổi sự kiện thành công. Vì thế, hãy cùng Tạp chí M3pe tìm hiểu Ekip tổ chức sự kiện cơ bản gồm bộ phận nào.

Ekip tổ chức sự kiện có bộ phận nào?

Nhân viên điều phối sự kiện

Trong một ekip tổ chức sự kiện, người điều phối sự kiện đứng hàng đầu trong bộ máy nhân sự. Vì thế, họ có quyền cao nhất nên có trách nhiệm quản lý và điều phối tất cả nhân viên cấp dưới. Do áp lực công việc cao, trách nhiệm công việc lớn vì vai trò của họ là điều phối công việc chi tiết được yêu cầu để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ, bám sát với kịch bản được giao.

Bên cạnh đó, nếu cần thiết họ phải làm việc với các nhãn hàng, các egency sự kiện hoạc freelancer hỗ trợ tổ chức sự kiện. Người điều phối phải là người có năng lực, có khả năng tổ chức các dạng sự kiện thông thường, ứng biến nhanh với các tình huống khẩn cấp. Điều đó đòi hỏi họ phải sỡ hữu tốt các kỹ năng truyền đạt thông tin, tổ chức, sắp xếp công việc và sự tỉ mỉ chú ý đến các chi tiết.

Ekip tổ chức sự kiện làm việc nhóm

Ekip tổ chức làm việc nhóm

Nhân viên lên kế hoạch tổ chức

Đây là nhóm nhân viên “vạch đường cho ngựa chạy” trong quá trình ekip tổ chức sự kiện. Nhiệm vụ của họ rất quan trọng từ khâu chọn địa điểm, logistic, catering và có trách nhiện làm việc với các bộ phận tài chính, đảm bảo chương trình được thực hiện trong ngân sách cho phép.

Bên cạnh đó, họ thường đàm phán với các cơ quan chính quyền khi xin giấy phép tổ chức sự kiện. Đặc biệt, nếu sự kiện có yếu tố nhạy cảm hoặc có thể gây tranh cãi. Do đó, đòi hỏi họ phải có các kỹ năng về giao tiếp, truyền đạt thông tin, giữ bình tĩnh trong môi trường làm việc áp lực cao.

Trợ lý ekip tổ chức sự kiện

Trợ lý sự kiện là người hỗ trợ và thực hiện nhiều công việc nhỏ trong quá trình tổ chứ. Họ xử lý công việc với các bên liên quan và hỗ trợ tìm kiếm thông tin hỗ trợ sự kiện. Nếu trường hợp người quản lý sự kiện bận, họ có thể trực tiếp chỉ đạo công việc thay thế người quản lý. Điều này yêu cầu, trợ lý sự kiện phải nắm rõ công việc, kế hoạch, kịch bản để dễ dàng trong việc điều động nhân viên thực hiện.

Nhân viên lập trình âm thanh – ánh sáng

Người lập trình âm thanh làm việc tại khu vực bàn điều khiển trong sự kiện. Nếu sự kiện có hoạt động trình chiếu thì họ sẽ đảm nhận luôn nhiệm vụ này. Nếu có tiết mục văn nghệ thì họ luôn xuất hiện trong các buổi tổng duyệt trước sự kiện. Trách nhiệm của họ là quản lý, set up, thiết bị và phần âm thành từ lúc nhận nhiệm vụ tới lúc kết thúc chương trình.

Giống như lập trình âm thanh, người lập trình ánh sáng cũng sẽ làm việc trong các buổi tổng duyệt để set up ánh sáng chính xác nhất. Họ cũng ngồi ở bàn điều khiển để đảm bảo những thiết bị ánh sáng vận hành suôn sẻ. Trách nhiệm của họ cũng tương tự như lập trình âm thanh, bảo quản và set up hệ thống từ lúc đầu tới lúc kết thúc sự kiện.

Nhân viên thiết kế sân khấu

Lên kế hoạch cho sự kiện

Lên kế hoạch cho sự kiện

Thiết kế sân khấu chịu trách nhiệm đảm bảo sân khâu phải được thiết kế đúng theo yêu cầu chủ đề của sự kiện. Từ đó thiết kế hình ảnh, chuẩn bị đạo cụ, bối cảnh và các vật dùng để trang trí sân khấu. Sau khi lên kế hoạch chi tiết cho sân khấu, nhóm thiết kế sẽ phối hợp với nhóm lập trình ánh sáng – âm thanh để set up sao cho quá trình chạy sự kiện diễn ra có suôn sẻ nhất, phù hợp nhất.

Nhân viên quản lý khu vực

Nhân viên quản lý khu vực có nhiệm vụ đảm bảo an ninh, và các cơ sở vật chất thuộc về công ty như quản lý khán phòng, các gian hàng, quấy bar. Trách nhiệm của họ là phải đảm bảo khách mời được hoạt động trong phạm vi an toàn và thoải mái khi tham gia sự kiện.

Nhân viên quảng bá sự kiện

Bộ phận truyền thông này có nhiệm vụ đưa hình ảnh của công ty và sự kiện đến với công chúng trước và sau khi sự kiện diễn ra. Có nhiều phương pháp để thông tin được lan tỏa mạnh mẽ như phát tờ rơi, in poster, sử dụng mạng xã hội, và sử dụng phương tiện truyền thông đại chúng,…

Phía trên là thông tin Ekip tổ chức sự kiện cơ bản gồm bộ phận nào mà Tạp chí M3pe gửi đến quý bạn đọc để hiểu rõ hơn về quá trình chuẩn bị và sản xuất sự kiện trải qua ra sao. Nếu các bạn có mong muốn tổ chức những sự kiện cho mình, có thể tìm đến những công ty chuyên tổ chức sự kiện để được tư vấn và hỗ trợ tận tình.

Bài viết tham khảo
Tìm hiểu lễ nhập trạch chuyển vào nhà mới
Những điều cần lưu ý khi tổ chức nghi thức động thổ
Tổ chức lễ động thổ và lễ khởi công khác nhau như thế nào

5 (100%) 5 votes

Chia sẻ:

Bài viết khác