Những điều cần biết về hội thảo giới thiệu sản phẩm

Đăng bởi pbnadmin vào

Các hội thảo hay hội nghị không còn quá xa lạ với các doanh nghiệp. Đặc biệt với các doanh nghiệp kinh doanh về sản phẩm và dịch vụ lại càng thân quen với loại hình sự kiện này hơn. Vì vậy, hãy cùng Sự kiện Ngàn Thông tìm hiểu Những điều cần biết về hội thảo giới thiệu sản phẩm qua bài viết dưới đây.

Yêu cầu chung về hội thảo giới thiệu sản phẩm

Các doanh nghiệp, công ty khi ra mắt dòng sản phẩm, dịch vụ mới thường tổ chức hội thảo để giới thiệu tới cộng đồng. Đây là một hình thức truyền thông không bắt buộc, còn tùy thuộc vào nhu cầu và kinh phí họ chi ra cho chiến dịch quảng bá này. Việc chạy truyền thông cho các thương hiệu, sản phẩm trên nhiều kênh phương tiện rất tốn kém. Đặc biệt, tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm phải được tính toán kỹ càng về thành quả thu được sau từng ấy ngân sách chi ra có phù hợp hay không.

Yêu cầu chung về hội thảo giới thiệu sản phẩm

Yêu cầu chung về hội thảo giới thiệu sản phẩm

Tuy nhiên, về cơ bản thì một quy trình tổ chức hội thảo được xem là hoàn thiện cần đảm bảo:

  • Chú trọng đến phản ứng của khách hàng bằng cách thu hút sự chú ý tự nhiên nhất, thu hút nhu cầu, sự hiếu kỳ của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
  • Đảm bảo các khâu tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới có tính chặt chẽ, hiệu quả và chuyên nghiệp.
  • Phân công, phối hợp nguồn lực con người một cách nhịp nhàng, ăn ý để chương trình diễn ra suôn sẻ và hạn chế rủi ro.

Công tác chuẩn bị cho hội thảo giới thiệu sản phẩm

Lập kế hoạch cụ thể

Một kế hoạch cụ thể cho các công việc giúp bạn hoàn thành mọi thứ thật chỉnh chu. Khi bắt tay vào làm việc, thay vì cứ loay hoay không biết thực hiện công đoạn nào trước, thì thứ tự trong bảng kế hoạch giúp bạn đỡ mất thời gian hơn. Sự chuyên nghiệp sẽ được thể hiện qua việc này, đối tác đánh giá cao về khả năng làm việc của bạn.

Lập ban tổ chức, phân công công việc cho từng nhóm để theo dõi từng phần công việc, có như vậy họ sẽ có trách nhiệm về phần công việc đó.

  • Thuê phòng sự kiện đảm bảo phù hợp với số lượng khách tham dự, vị trí thuận tiện, không gian sang trọng, đảm bảo yếu tố âm thanh – ánh sáng, lên thực đơn teabreak hoặc tiệc gala,…
  • Liên hệ các nhà cung cấp MC, lễ tân, PG cho sự kiện,…
  • Chuẩn bị giấy mời, tài liệu,ấn phẩm truyền thông được thiết kế hình thức, nội dung theo đúng chủ đề hội thảo.
  • Liên hệ các cơ quan báo chí, truyền thông sẽ tác nghiệp, đưa tin sự kiện.
  • Tiếp đón khách mời, hướng dẫn, tặng quà, sắp xếp phương tiện đi lại cho khách ở xa,…
  • Điều phối và giám sát toàn bộ sự kiện xuyên suốt một cách trơn tru, suôn sẻ.
Khách mời trao đổi trong hội thảo giới thiệu sản phẩm

Khách mời trao đổi trong hội thảo giới thiệu sản phẩm

Tiến hành quá trình tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm

Chuẩn bị trước sự kiện

Chuẩn bị sân khấu, thiết bị âm thanh – ánh sáng, màn chiếu thông tin tại sự kiện (máy chiếu hoặc màn hình LED). Khu vực trưng bày sản phẩm cần được chú trọng vì đây là nói khách hàng có thể tới lui rất nhiều. Bên cạnh đó, quá trình setup sự kiện còn rất nhiều thứ để lo, chuẩn bị banner, backdrop.

Quá trình diễn ra sự kiện

Tiến hành tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm theo đúng kịch bản. Nhân sự điều phối, giám sát có mặt tại sự kiện 24/24 để điều hành và xử lý sự cố kịp thời. Bố trí thư ký phụ trách ghi âm, biên tập để làm báo cáo sau hội thảo. Bố trí nhân sự phụ trách các công việc sau bế mạc: tặng quà cho khách, thanh toán các khoản tiền,…

Tổng kết sau sự kiện

Khách mời, diễn giả sẽ đánh giá rất cao khi một bức thư của bạn được gửi đến họ để bày tỏ lời cảm ơn. Bên cạnh đó, hãy nhớ xin đánh giá của họ về buổi hội thảo.

Ngoài ra, đừng quên công tác đánh giá chất lượng, hiệu quả sau khi chương trình kết thúc. Ban tổ chức nên cùng lập một bản tổng kết, báo cáo về buổi hội thảo, thực trạng điều đã làm được và việc còn chưa đạt kết quả như ý mong muốn để rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.

Trên đây là Những điều cần biết về hội thảo giới thiệu sản phẩmSự kiện Ngàn Thông muốn gửi đến quý bạn đọc để có cái nhìn rõ hơn về loại hình sự kiện này. Hy vọng với những chia sẻ trên giúp quý bạn đọc có cơ sở tham khảo để hoàn thiện hội thảo cho công ty mình.

Xem thêm
Tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm ấn tượng cần gì
Địa điểm thuê phòng hội thảo ở Sài Gòn

5 (100%) 1 vote

Chia sẻ:

Bài viết khác