Cần làm gì để tổ chức hội nghị hiệu quả

Đăng bởi pbnadmin vào

Chương trình sự kiện diễn ra luôn theo kế hoạch và thời gian nhất định. Để bám sát và không xảy ra các vấn đề phát sinh, ban tổ chức phải chuẩn bị thật kỹ càng. Việc hạn chế sai xót sẽ giúp sự kiện thành công như mong đợi. Vì vậy, hãy cùng Tạp chí M3pe tìm hiểu Cần làm gì để tổ chức hội nghị hiệu quả qua bài viết sau đây.

Những việc cần làm khi tổ chức hội nghị

Làm việc với diễn giả, người phát ngôn

Để chắc cú, ban tổ chức chương trình phải làm việc với diễn giả, hay người phát ngôn để nắm chi tiết về buổi trình diễn của họ vào ngày diễn ra hội nghị. Thời gian chương trình có hạn, nội dung cần được chắc lọc, do đó sự thỏa thuận giữa ban tổ chức và diễn giả phải rõ ràng. Thông thường, từng phần của sự kiện không theo đúng timeline đã định sẵn, nên việc trừ hao thời gian là việc cần lưu ý.

Đôi khi một số diễn giả vì quá hăng say trò chuyện cùng khách mời nên quên mất thời gian trôi, lúc này MC sự kiện hoặc ban tổ chức phải khéo léo nhắc diễn giả cân chỉnh thời gian. Có như vậy, hội nghị mới có thể kiểm soát tiến độ đi đúng với kế hoạch.

Đặc biệt, nếu tổ chức hội nghị thì thông tin diễn giả cũng rất quan trọng, độ nổi tiếng của họ có thể thu hút được rất nhiều sự tham gia của khách mời. Do đó, khi quảng bá truyền thông cần kèm theo thông tin cơ bản của diễn giả một cách rõ ràng.

Tìm kiếm địa điểm phù hợp

Địa điểm quyết định độ thành công của sự kiện như thế nào? Chọn địa điểm phù hợp rất quan trọng, vì nơi đó có đầy đủ những yêu cầu cơ bản cần có để phục vụ cho hội nghị. Để lựa chọn địa điểm còn phụ thuộc vào số lượng người tham dự, mục đích chính của hội nghị.

Thông thường, các trung tâm hội nghị, khách sạn, resort là các địa điểm phù hợp cho loại hình sự kiện tổ chức hội nghị, hội thảo, workshop. Tại đây có nhiều kiểu hội trường lớn, nhỏ cho quý khách lựa chọn theo số lượng người tham gia. Trang thiết bị đầy đủ để phục vụ quá trình tiến hành hội nghị, nhưng hãy chắc chắn rằng mọi thứ đều phải được kê khai trong hợp đồng để tránh chi phí phát sinh.

Truyền thông cho hội nghị

Đối với các hội nghị, hội thảo, khóa học dù có thu phí hay mở cửa tự do vẫn nên đầu tư truyền thông để đạt được hiệu quả nhất định. Hiện nay, công nghệ phát triển mạnh mẽ nên vấn đề quảng cáo thông tin hội nghị không gặp quá nhiều khó khăn. Có thể tận dụng những hình thức quảng bá như: mạng xã hội, các kênh truyền thông báo chí hoặc sử dụng email… mà không cần mất chi phi. Hoặc chi phí lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với ngân sách được đề ra.

Đối với hội nghị có thu phí càng phải thực hiện chiến dịch truyền thông. Thời gian truyền thông lựa chọn phù hợp, nếu quá sớm người đăng ký có thể sẽ quên vì thời gian quá dài, nếu quá trễ thì số lượng người tham dự không đạt như mong muốn. Vì vậy, ban tổ chức hết sức cân nhắc vấn đề này.

Bạn có thể “chào bán” hội thảo của mình thông qua Database khách tham dự tiềm năng. Để có được nguồn dữ liệu này, bạn có thể mua lại của các công ty truyền thông, quảng cáo, website giới thiệu việc làm,… Tuỳ vào cách thức tuyên truyền, qua điện thoại hoặc email để bạn có thể quyết định danh sách người tham dự để có sự tuyên truyền phù hợp.

Lựa chọn chủ đề cho hội nghị

Ban tổ chức là đơn vị nên lựa chọn chủ đề hội nghị, còn công ty tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn thực hiện chủ đề đó một cách hoàn hảo nhất. Mục đích tổ chức, ý nghĩa chương trình, thông điệp muốn gửi là những yếu tố giúp ban tổ chức dễ dàng lên ý tưởng cho chủ đề hội nghị. Quan trọng nhất phải gây sự hứng thú với khách mời, để chắc chắn rằng họ sẽ có mặt vào đêm sự kiện diễn ra.

Mỗi chương trình đều cần có một chủ đề thống nhất, nó không chỉ là linh hồn của cả sự kiện mà còn là yếu tố quan trọng liên quan đến mục đích khi tổ chức hội nghị, hội thảo. Đồng thời đây cũng là mục đích mà người tham dự, khách mời của bạn hướng đến tham gia buổi sự kiện này.

Trên đây là Cần làm gì để tổ chức hội nghị hiệu quảTạp chí M3pe muốn gửi đến quý bạn đọc để có cái nhìn rõ hơn về các tiêu chí giúp cho hội nghị thành công hơn. Hy vọng với những chia sẻ trên giúp quý khách hàng biết mình phải làm gì khi có ý định tổ chức hội nghị cho công ty.

Xem thêm bài viết
Quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư
Tổ chức hội nghị khách hàng cần chuẩn bị gì?

5 (100%) 4 votes

Chia sẻ:

Bài viết khác